5 أيام 14/12/2025
دورة: تنمية مهارات أساليب التنسيق والمتابعة لمدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية
الهدف العام للدورة التدريبية
• تزويد المشاركين بالمفاهيم العلمية للمتابعة ، وتنمية مهاراتهم في ذلك
• متابعة سير المعاملات والتأكد من تنفيذ التوصيات والتوجيهات الواردة فيها
• ضبط وتنظيم حركة المعاملات بين الإدارات فيما بينها وبين الإدارات والجمهور
• متابعة تنفيذ الخطط والبرامج .
• وضع الأساليب العلمية للمتابعة موضع التطبيق العملي.
• متابعة سير العمل بين الإدارات
• تنمية مهارات المشاركين بفنون الاتصال والمتابعة فى ظل الإدارة الإلكترونية من خلال التحول الإلكتروني للإدارة المكتبية .
المستهدفون من الدورة التدريبية
• مدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية ومن يعمل في هذا المجال
• موظفو إدارة المتابعة ومن هم في مجال عملهم
• جميع المهتمين بهذا الموضوع
المحتوى العلمي للدورة التدريبية
مفهوم وأهمية المتابعة للسكرتير التنفيذي.
• أنواع المتابعة ووسائلها.
• دور المتابعة في العملية الإدارية.
• مراحل المتابعة .
• عشر طرق لعدم إهمال السكرتير للمتابعة.
• خصائص المتابعة الناجحة.
• من أين يبدأ السكرتير التنفيذي المتابعة وكيف ينتهي.
• كيف يكون السكرتير التنفيذي متابعاً للموضوعات والمعاملات بشكل احترافي دون أن يشعر الآخرون بأنه شخص لحوح.
• كيف يقدم السكرتير التنفيذي قيمة إضافية للموضوع محل المتابعة خلال عملية المتابعة.
• المشكلات الرئيسية التي يواجهها السكرتير التنفيذي أثناء المتابعة.
• لماذا ينسى السكرتير المتابعة .
• حلول ومعالجة نسيان السكرتير للمتابعة .
• تنمية مفهوم الرقابة الذاتية لدى السكرتير
كيف يبتعد السكرتير عن الافتراضيات الخاطئة أثناء عمل المتابعة.
• آلية تحديد مواعيد المتابعة.
• أساليب المتابعة.
• دور السكرتير ( قبل وأثناء وبعد ) المتابعة .
• كيف يكون السكرتير سباقاً بالمتابعة.
• كيف يقف نجاح أي عمل إداري على المتابعة المستمرة.
• أمثلة على برامج المتابعة والجدول الزمني.
الإدارة الإلكترونية واهميتها في أعمال المتابعة
• الحاسب الآلى واستخدامه فى مجال السكرتارية والإدارة المكتبية .
• استخدام الحاسب الألى فى حفظ واسترجاع البيانات والمعلومات .
• الأرشيف الإلكتروني : مفهومه ، أهميته ، أساليب إنشاءه واستخداماته .
• إعداد جداول الأعمال وجداول المواعيد وتنظيمها من خلال الحاسب الآلى .
• أعمال المتابعة وإعداد وتنفيذ الاجتماعات واللجان والمراسلات عبر الحاسب الآلى.
• حالة عملية من خلال برنامج Outlook على إجراء عمليات الاتصال والمتابعة الداخلية .
• الإنترنت واستخداماته فى أعمال السكرتارية والإدارة المكتبية .
• كيفية التعامل مع قواعد البيانات للإدارة المكتبية .
• التعرف على أساليب البحث والإستعلام السريع فى قواعد البيانات .
• كيفية إعداد التقارير بإستخدام النماذج الإلكترونية .
• كيفية الحفاظ على سرية قواعد البيانات ومنع الدخول إليها.
• الإعداد لتخطيط الوقت وتخطيط الوقت وتوزيع الأدوار والمسئوليات .