3 أيام 06/07/2025
دورة: الدليل المتكامل لأعمال السكرتارية العالمية
الـهـدف من الدورة التدريبية
• إطلاع المشارك على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
• توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتارية ومدراء المكاتب المعاصرة.
• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات وتقوية الذاكرة.
• تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للملتقىات وإدارة عملية انعقادها.
• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة إنجازها.
• إلمام المشارك بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
المحتوى العلمي للدورة التدريبية
• الإدارة الفعّالة لمكاتب المستقبل
• تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.
• ما هي مواصفات مدير المكتب والسكرتير الإليكتروني ؟
• العلاقة بين الإدارة الإلكترونية والعلاقات الإنسانية ؟
• التحديات التي تواجه تطبيق الإدارة الإلكترونية ؟
• استخدام تكنولوجيا الانترنت في مجال السكرتارية وادارة المكاتب
• التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
• الرقابة الدائمة للتأكد من سير الأمور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.
• أهم التّكنولوجيّات الجديدة و المتطوّرة المستخدمة لزيادة فاعليّة أداء العمل و تحسين إنتاجيّة الموظّف.
• القواعد التي يفرضها عصر تكنولوجيا المعلومات.
• خصائص وعناصر وتوجهات الإدارة الإلكترونية.
• الأنظمة الإلكترونية اللازمة للإدارة الإلكترونية.
• سمات الإدارة الإلكترونية وعناصرها وتوجهاتها
• خصائص الإدارة الإلكترونية وامكانية تنفيذ المعاملات إلكترونيا
• عناصر الإدارة الإلكترونية:إدارة بدون ورق- إدارة بلا تنظيمات جامدة-إدارة بلا مكان- إدارة بلا زمان
• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
• السكرتارية المعاصرة ودورها المحوري
• مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.
• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة . “الأرشفة الإلكترونية ”
• تقنيات متقدمة في الحفظ ( الأرشفة الضوئية , النظم الإلكترونية ).
• متابعة البريد الوارد و أمن و سرية المعلومات .
• مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.
• أنواع السكرتارية بالنسبة للأنشطة المتخصصة.
• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب الحديثة والأجهزة والأدوات والتجهيزات المكتبية.
• ضرورة تحديد متطلبات التنمية الذاتية للسكرتير والعمل على متابعتها لمواكبة التغيير.
• تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب
• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.
• إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
• إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.
• إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.
• إدارة البريد الالكتروني.
• مهارات العرض والتقديم .
• امن وسرية المستندات.
• التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS Office XP .
• مهارات الاتصال وأهمية المراسلات وإدارة المؤتمرات
• المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات.
• عناصر ومراحل عملية الاتصال.
• وسائل الاتصالات المختلفة.
• عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.
• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.
• أنواع المراسلات كالمذكرات الداخلية والتقارير.
• أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.
• مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية .
• حالات وورش عملية وتطبيقية
• تقييم وختام الدورة التدريبية