14/12/2025
دورة: فن إدارة المراسلات الإدارية الإلكترونية
مقدمـــة عن الدورة التدريبية:
قدرت إحدى المؤسسات الأجنبية (مؤسسة الأبحاث الدولية المتخصصة (IDC) بأن يرتفع عدد الرسائل الإلكترونية من 10 بلايين خلال العام 2000 ليصل إلى 55 بليون رسالة يومياً . حيث يزداد استخدام الموظفين في مؤسسات الأعمال لإدارة المراسلات الإدارية عبر الشبكات كوسيلة للتواصل مع الآخرين ، سواء كان كأداة هامة لمتابعة المعلومات وطلب الموافقات أو لتعديل الوثائق . وغالباً ما يتضمن البريد الإلكتروني البيانات الهامة والمذكرات الرسمية وغيرها من الوثائق الحيوية ، ويمكن أن تؤدي عملية الإدارة غير الصحيحة لحجم البريد الإلكتروني الصادر يومياً إلى عرقلة نمو المؤسسات.
الهدف من الدورة التدريبية:
تهدف الدورة إلى تعريف المشاركين بماهية المراسلات البريدية ومهارات استخدامها بطريقة سهلة ومحترفة ، والأساليب الحديثة فى عملية أرشفة المراسلات البريدية من خلال الحاسب الآلى أو من خلال وحدة التخزين المركزية للاستفادة منها في تنظيم ومتابعة العمل ، وذلك من خلال تمكين المشاركين بما يلى :
• استخدام تقنية الحاسب الآلي في حفظ وتبادل الوثائق والمعاملات داخل المؤسسة وسهولة تتبعها والوصول اليها عند الحاجة.
• استخدام شبكة الإنترنت فى إرسال واستقبال المراسلات الإدارية
• تحديد مستويات الصلاحية داخل النظام (المراقب– الإشراف– السكرتارية- المستخدمين)
• استخدام مفهوم التوقيع الإلكتروني والسعي لتوقيع المعاملة من نفس النظام للمراسلات الصادرة من امؤسسة.
المحتوى العلمي للدورة التدريبية:
إرسال واستقبال المراسلات البريدية الإلكترونية
• مفهوم الرسائل البريدية اإلكترونية
• كيفية إعداد المراسلات حفظها وإرسالها .
• كيفية إرسال البريد الإلكتروني واستلامه
• إدارة رسائل البريد الإلكتروني
• تعقب البريد الإلكتروني ، وتنظيمه وإدارته
• الاتصال من خلال الإرسال الفوري
• كيفية إعداد قوائم المراسلات .
• جدولة وتحديد المهام والتوقيت الزمني لها .
• إدارة المراسلات الإلكترونية المستقبلية : التكامل مع ملفات RSS ومشاركة التقويم المطور والرسائل النصية SMS المدمجة.
الدمج البريدى للمراسلات الإدارية
• دمج الرسائل البريدية
• دمج البريد إلكتروني
• إنشاء المغلفات البريدية
• إنشاء بطاقات العنونة
المراسلات الفورية لإدارة الشركات
• أهداف نظام سير المعاملات الإدارية
• خطوات إدخال الوارد إلى النظام من قبل السكرتاريه
• سير المعاملة الإدارية
• البحث في الوثائق الإدارية
• منبه الوارد
• متابعة الوثائق الإدارية
• تقارير الوثائق الحالية
• متابعة تدفق الوثائق
الأرشفة الإلكترونية للبريد الإلكترونى والفاكسات :
• إرسال واستلام وأرشفة الفاكسات من خلال الحاسب الآلى
• أرشفة الكتابات الإدارية الصادرة والواردة
• أرشفة البريد الصادر والوارد
أمن المراسلات الإدارية الإلكترونية :
• الأسس المكونة لتأمين المعلومات ومفاهيمها
• وضع برنامج تأمينى لحماية أنظمة المعلومات
• برنامج للتوعية بأهمية المعلومات لجميع المستويات الإدارية
• الظروف البيئية المناسبة لحفظ وتأمين الوثائق
• المشكلات التي تواجه العاملين بإدارات الحفظ للوثائق والمعلومات ومعالجتها
• الأساليب الحديثة فى تأمين المعلومات
• حالات وورش عملية وتطبيقية
• تقييم وختام الدورة التدريبية